Manual Control de Ventas en Excel - Plantilla muy util para administrar tiendas o almacenes, calcular ganancias, perdidas, gastos, etc

Control de Ventas Excel

Plantilla muy útil para administrar tiendas, papelerías, almacenes, etc.

Negocios Excel

Plantilla Control de ventas

Manual

PRODUCTOS

1. Antes de vender tienes que dar de alta los productos, es la base de la plantilla.

2. Ve a la pestaña PRODUCTOS y añade tus productos solo editando las columnas en amarillo.

ALTA PRODUCTOS – DESCRIPCIÓN DE CAMPOS

•       CODIGO PRODUCTO: Recomiendo dejar un numero entero y consecutivo para identificar a los productos.

•       CODIGO GENERADO: No modificar, es un numero generado por fórmula para poder generar el código de barras, lo trate de dejar lo más simple si observan es el código de producto más un cero. Este campo es el más importante ya que con este número se identifican todos los productos en toda la plantilla, consta de 13 números.

Nota: Para más información googlear “Código de Barras EAN 13”

•       DESCRIPCION: Colocar el nombre del producto, se recomienda no sea muy largo ya que es el que se mostrara en el ticket de venta.

•       PIEZA: Pueden colocar Lt para identificar que es un Litro, o pza para identificar que el producto es por piezas, o Paquete 12 pzas, Caja, Galón, etc, es solo una clasificación.

•       TIPO PRODUCTO: Es para clasificar el producto, por ejemplo, si son artículos de Limpieza colocar Limpieza, si son Cuadernos colocar Papelería, etc.

•       PRECIO COMPRA: Es el precio en moneda de cuanto les costó el producto.

•       PRECIO VENTA PUBLICO: Es el precio en moneda de en cuanto quieren vender el producto, sobra de más decir que el precio de venta siempre debe ser mayor al de compra para generar ganancias.

• •       PRODUCTO MINIMO EN ALMACEN: No puedes dejar de vender, si dejas de vender es perdida, debes colocar una marca en los productos para saber cuándo comprar más.

        Por ejemplo: Tengo 100 piezas de un producto, cuando tenga 20 piezas en almacén tengo que comprar, esto lo hace la plantilla mandando una alerta.

•       PRODUCTO EN ALMACEN: Me dice la cantidad de producto real que tengo en el almacén, cada vez que se hace una venta se quitan del almacén las piezas vendidas y cada vez que registro la compra a proveedores se aumentan las piezas automáticamente, en la pestaña de COMPRAS explico cómo dar de alta las piezas compradas a proveedores.

•       ¿COMPRAR?: Esta es la alerta que me dice si tengo Existencias suficientes en almacén o tengo que Solicitar Material, esta alerta cambia así:

Si la cantidad en PRODUCTO EN ALMACEN es mayor que PRODUCTO MINIMO EN ALMACEN entonces: ¿COMPRAR? = Existencias suficientes.

Si la cantidad en PRODUCTO EN ALMACEN es menor que PRODUCTO MINIMO EN ALMACEN entonces: ¿COMPRAR? = Solicitar Material.

Nota: Puedes usar los filtros para seleccionar y ver solamente los productos con la alerta: Solicitar material.

•       CODIGO DE BARRAS: Para poder visualizar el código de barras debes de instalar la fuente que anexamos cuando bajas el Excel, esta fuente hace posible generar las barritas y poderlas imprimir en etiquetas y pegarlas a tus productos para posteriormente usar un escáner de código de barras.

Para instalar la fuente solo basta hacer doble clic en el archivo y se abrirá esta ventana:

Solo damos clic en el botón instalar y listo.

Nota: si no se visualiza el código de barras en el Excel cierra y ábrelo y solo a la columna de código de barras cámbiale la fuente a: EAN-13

COMPRAS

1. Antes de vender tienes que saber cuánto producto tienes en almacén y registrar todas las compras, esto es necesario para calcular cuánto dinero tienes invertido, si vendes todo cuanto dinero vas a tener y por su puesto sabrás cuál es tu ganancia.

La plantilla lo hace todo, realiza todo el cálculo, simplemente ingresando el producto y la cantidad comprada.

Si tú sabes cuál es tu ganancia y sabes cuáles son tus gastos, simplemente sabrás si tu negocio va bien o puedes quebrar, que es lo que menos queremos.

¿Por qué la plantilla hace énfasis aquí?, porque muchas personas en su negocio saben que entra dinero, pero no saben cuánto, no saben cuánto es del capital invertido y cuanto es la ganancia.

Es peligroso no saberlo porque cuando empiezas a pagar sueldos, rentas, luz, agua, teléfono, etc. Si los gastos son mayores a la ganancia vas a quebrar porque estas tomando dinero del capital invertido y cada día va a ir disminuyendo hasta que te des cuenta de que no puedes comprar más producto porque no hay dinero, es muy común.

Si te pasa te convertirás en la tiendita del ¡Hoy no hay disculpe usted!, o en la tiendita de ¡Hoy no se lo vengo manejando, pero pase mañana! y poco a poco los clientes irán a la tiendita que, si lo tiene todo porque los clientes somos fijados, si sabemos que en un lugar no lo hay ya no vamos es doble vuelta.

ALTA COMPRAS.

Ve a la pestaña COMPRAS y añade tus productos que compraste solo editando las columnas en amarillo.

Teclea la fecha de compra del producto, es importante ya que posteriormente podemos sacar las compras por día y por mes.

Teclea el código del producto en el campo Código de Producto que registraste antes en la pestaña de PRODUCTO.

Teclea la cantidad de producto que compraste y veras que automáticamente los demás campos se llenan, ya que se trae la información de la pestaña PRODUCTO y calcula venta total y la ganancia.

Puedes teclear el nombre del proveedor y el número de factura, no son obligatorios, pero si te gusta ser organizado algún día te puede servir, por ejemplo, puedes filtrar para ver los productos por proveedor o ver los productos de una factura en especial.

COMPRASMES

¿Quieres saber si tu negocio va creciendo? La plantilla te lo dice, solo ve la pestaña COMPRASMES y te dirá las compras por día y las compras por mes, si tu observas que mes con mes incrementas el dinero invertido es un buen indicador de crecimiento, si no es así tendrás que observar que está pasando y cambiar la estrategia de ventas.

En esta pestaña no modificas nada la plantilla lo calcula todo por ti solo basta dar de alta las compras, esta pestaña es solo de análisis del negocio.

NOTA

Ponte a vender, la plantilla te ayuda a registrar las ventas.

Esta es la parte que más me gusta y por la que se hizo esta plantilla, para registrar las ventas y por su puesto las ganancias.

Cuando registras una venta la plantilla hace por ti en automático:

•       Descuenta del almacén las piezas vendidas

•       Te alerta si tienes bajo producto

•       Te calcula la venta por día

•       Te calcula la venta por mes

•       Te calcula la ganancia y te dice cuál es el capital recuperado el cual no debes tocar porque es el que tienes que usar para nuevamente reinvertir.

•       Hace la resta Ganancia menos Gastos y te envía una alerta para indicarte si estas quebrando o vas bien.

Dime si no es excelente.

Para registrar las ventas solo tienes que ir a la pestaña NOTA, colocarte en la columna de código, teclear el código de producto a vender y dar enter, teclear código y enter, y así sucesivamente:

También puede ser con el lector de código de barras, el lector lo que hace es leer el código, teclearlo por ti y dar enter.

Si te fijas cada vez que tecleas un producto te calcula la venta de ese ticket:

Así puedes decirle al cliente, la cantidad a pagar es tanto sin hacer las sumas en la calculadora o de forma manual.

Una vez que hayas terminado de capturar todos los productos se registra la venta haciendo click en el botón:

Cuando haces esto, es aquí donde la plantilla hace su magia, porque hace:

En la pestaña PRODUCTOS descuenta las piezas vendidas en la columna PRODUCTO EN ALMACEN:

En la pestaña VENTAS registra las piezas vendidas por ticket, la ganancia por producto, la ganancia total:

En la pestaña VENTASDIA te calcula las ventas por día, las ventas por mes, te calcula la ganancia por mes y te dice cuanto capital guardar por mes para invertir:

Y por último te limpia la pestaña NOTA para volver a iniciar otra venta, pero ahora el número de ticket se incrementó:

¿Te interesa la plantilla?
Descargala con una pequeña donación ($2 dll):
https://www.vendearchivoz.com/p/Nzg0

Una vez descargada te puedo ayudar a explicarte el funcionamiento y el como debes llenarla.

¿Te interesa una modificación a la plantilla?
Puedes hacer tus sugerencias de cambio.

Gracias.